Es bien sabido que cualquier migración de sistemas informáticos
conlleva un proceso traumático para los usuarios finales de dichos sistemas,
sobre todo cuando se trata de herramientas de escritorio que son utilizados
intensivamente en la mayoría de las actividades rutinarias de trabajo.
Sin embargo, la mayoría de las molestias o incomodidades causadas
por la migración de documentos ofimáticos son consecuencia de malas prácticas o
hábitos que se comenten frecuentemente en cuanto el uso de formatos no
estándares.
¿Qué es un formato estándar de documentos digitales?
En tecnología y en general, un estándar es una especificación
que regula la realización de ciertos procesos o la fabricación de componentes
para garantizar la interoperabilidad. En informática, un formato de
almacenamiento es la estructura usada para grabar datos en un archivo. Los
formatos pueden ser propietarios o abiertos.
Un formato propietario es propiedad de su fabricante. Su uso por
parte de terceros está condicionado a los permisos que el propietario otorgue.
Las especificaciones de formatos propietarios generalmente no son públicas.
Un formato abierto es de uso libre. Las especificaciones se
encuentran disponibles en forma gratuita y no se requiere un permiso del
fabricante para desarrollar software que las utilice para almacenar o abrir
documentos.
El usar un formato estándar
conlleva las siguientes ventajas:
·
Facilidad de trasladar información
de una plataforma a otra.
·
Mayor aceptación: mientras más
extendido sea un formato estándar, más aplicaciones, sistemas operativos,
dispositivos, etc. aceptarán dicho formato. Esto nos permite ahorrar la
conversión entre formatos diferentes cuando se quiere trasladar de un lado a
otro. (La conversión entre formatos puede ser una tarea laboriosa)
·
Si el formato estándar es abierto,
es decir, cualquiera puede acceder a su código y mejorarlo, en general, se
produce una evolución positiva constante de dicho formato. Por ejemplo: mejor
compresión, mejor calidad, etc.
De lo antes expuesto, ¿Se considera que el formato de los
documentos de Microsoft Office, es un
estándar? La respuesta es no, ya que a pesar de que actualmente los
documentos Microsoft están ampliamente difundidos y utilizan extensiones de
archivos derivadas del formato xml, el cual es un formato abierto y estándar,
la codificación que utiliza para dicho formato, no lo es. Esto representa una
desventaja técnica importante, que dificulta el compartir dicha información con
otros sistemas, donde se quiera visualizar, en tal sentido, se considera que el
uso de estos formatos sea una mala práctica dentro de los entornos productivos.
En casi todos los Sistemas Operativos: Ubuntu, Red Hat, Centos,
MacOSX, Android, entre otros, el formato de codificación de caracteres
utilizado es UTF-8, el cual usa un estándar, llamado Unicode, creado y adoptado
por la mayoría de empresas del sector, y diseñado para facilitar el tratamiento
informático, transmisión y visualización de textos de múltiples lenguajes y
disciplinas técnicas.
Microsoft, en cambio, no utiliza los estándares tales como
UTF-8, usa sus propios formatos de codificación no compatibles al resto. Aunado
a esto, muchos usuarios han sufrido la frustración que significa tratar de
abrir un archivo de la Suite Office con una versión del producto anterior. Un
formato de archivo propietario que no es tan siquiera compatible con versiones
antiguas del producto que lo genera, en ninguna circunstancia puede ser
considerado un estándar.
En el 2006, se aprueba un estándar abierto de documentos
ofimáticos, el cual fue nombrado Open Document Format for Office Applications,
por parte de las organizaciones ISO e IEC como estándar internacional ISO/IEC
26300:2006, compatible con la mayoría de las aplicaciones ofimáticas que
existen en el mercado, funcionan en cualquier sistema operativo y utilizan
librerías y codificaciones, que a su vez también son estándares.
Buenas Prácticas Ofimáticas.
·
Siempre preferir el uso de
formatos estándares libres sobre cualquier otro formato, la mayoría de las
aplicaciones de oficina soportan el estándar OpenDocument (.odt, .odf y .odp)
incluyendo Microsoft Office que puede generarlos y abrirlos desde su versión
2007.
·
En el caso de tener una versión de
Microsoft Office anterior a la del 2007 o en cualquier versión en la que no
está disponible guardar en formato estándar libre, evitar guardar la
información en extensiones de Office XML (.docx, .xlsx y .pptx), preferir en su
lugar las extensiones antiguas de Microsoft Office (.doc, .xls y .ppt) que son
más compatibles con el propio Office y otras aplicaciones ofimáticas.
·
Evitar utilizar características de
software que añadan scripts adicionales a la información que se guarda en
archivos ofimaticos (Ejemplo: Macros de Excel).
·
Evitar utilizar los macros de
excel (o de cualquier otra aplicación de hoja de datos) como sistemas de
información crítica de una organización.
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